Datenschutz-Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern
Was viele nicht wissen, auch vor der Datenschutzgrundverordnung mussten Fotografen die Erlaubnis der Eltern einholen, wenn sie die Kinder fotografieren wollten.
Allerdings war es so, dass es kaum jemand gemacht hat. Jetzt durch die DSGVO hat dieses Thema glücklicherweise ein neues Bewusstsein erhalten.
Inzwischen gibt es mehrere Möglichkeiten, die Erlaubnis der Eltern einzuholen. Wir nutzen in den Kindergärten hauptsächlich zwei Varianten, die beide den Vorteil haben, dass die Eltern auch gleich die Zugangsdaten für ihre Fotos bekommen. Es ist also nur ein Arbeitsschritt, indem die Erlaubnis geholt und die Zugangsdaten mitgeteilt werden.
Papiervariante - Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern
Die häufigste Variante, die wir nutzen, ist dass wir vorab DSGVO-Erlaubnisblätter in die Kita schicken. Hier sind dann gleich die individuellen Zugangsdaten enthalten.
Die obere Hälfte enthält die Zugansdaten, mit denen sich die Eltern bestenfalls sofort in unserem Onlineshop registrieren. So erhalten sie dann eine Email, wenn die Fotos fertig sind und in der passwortgeschützen Galerie zum Ansehen und Bestellen bereit sind.
Die Eltern unterschreiben die untere Hälfte (die DSGVO-konforme Erlaubnis, dass wir ihr Kind fotografieren dürfen) und geben diese im Kindergarten wieder ab. Dieser untere Abschnitt muss am Fototag vor Ort sein – ansonsten dürfen wir das Kind nicht fotografieren.
Etwas genauer:
Was macht die Kita und wie ist der genaue Ablauf mit den Fotozetteln?
Wir schicken die Fotozettel zusammen mit einem Info-Aushang zum Ablauf für die Eltern in die Kita. Dort geben die ErzieherINNEN die Fotozettel dann den Eltern mit. Ein vor Ort unterschreiben geht natürlich auch (das ganze dauert eine Minute). Die Eltern geben nun die untere Hälfte in der Gruppe wieder ab – denn am Fototag benötigen wir diese Hälfte, bevor wir das dazugehörige Kind fotografieren (dürfen). Unser System kann dann alle Fotos die wir nach dem Foto des Zettels gemacht haben, den individuellen Zugangsdaten die die Eltern zu Hause haben (der obere Teil des Fotozettels) zuordnen.
Onlinevariante - Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern
Ebenfalls DSGVO-konform ist die Online-Variante. Hier werden von uns vorab Poster in die Kita geschickt und per Email der Zugang für die Online-Anmeldung. Besonders bei Kindergärten in denen die Eltern viel über Email informiert werden, ist dies eine gute Möglichkeit. Die Eltern registrieren dann ihr Kind/ihre Kinder für den Fototermin in wenigen Sekunden auf unserer Homepage. Da einige Eltern meist die Anmeldung vergessen, schicken wir dann einige Tage vor dem Fototermin die Liste mit den angemeldeten Eltern in die Kita, sowie einige Blanko-Fotozettel. So können sich die fehlenden Eltern dann noch vor Ort anmelden.
Besonders wichtig ist:
Das Timing muss stimmen. Sonst sind nachher zwei Drittel angemeldet und ein drittel hat es vergessen. Daher ist die Anmeldefrist auch eine Woche vor dem Termin. So können wir schauen wie viele Eltern sich bzw ihre Kinder noch anmelden müssen und dementsprechend viele Fotozettel in die Kita schicken. Zwei Wochen vor dem Termin erinnern wir auch noch einmal an die Anmeldung. Hier sind Whatsapp-Gruppen Ideal, die in vielen Kitas ja schon vorhanden sind. Oder auch der hauseigene Emailverteiler. Unsere großen DINA3 Plakate sind auch sehr hilfreich um auf den Fototermin hinzuweisen.
Die dritte Variante ist bei Kindergärten sehr selten, aber natürlich auch eine Option. Einige Kitas haben eine Dauererlaubnis, was das beauftragen eines externen Fotografen angeht. Hier ist wichtig, dass diese Erlaubnis auch beinhaltet, dass es ein Online-Verkauf ist, dass die Bilder archiviert werden und auch dass es Einzel- und Gruppenfotos gibt. Wenn solch eine Erlaubnis vorhanden ist, dann gibt es auch die Möglichkeit, dass der Kindergarten einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit uns abschließt. Dies macht Sinn, da wir dann einmal die Versicherung haben, dass die Kita sich um die Einverständnis-Erklärungen mit den Eltern kümmert und wir der Kita zeigen und auch versichern dass wir entsprechend der gesetzlichen Vorgaben mit den Daten umgehen. Diese Variante ist aber sehr selten und eher bei weiterführenden Schulen üblich. Bei diesen brauchen wir ja Namenslisten, Geburtsdaten und Co für die Schülerausweise.
Egal welche Variante wir nutzen zum Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern, alle drei sind DSGVO-Konform. Wichtig ist immer, dass eine Erlaubnis vorliegt, die die Verarbeitung der Daten abdeckt.
Bei Fragen, Anregungen oder Ideen
Sollte etwas unklar sein oder Sie haben eine Idee oder Anregung, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir sind Neuem gegenüber immer aufgeschlossen und freuen uns auf Ihre Anregungen und eine gemeinsame Zusammenarbeit, aus der hoffentlich viele tolle Kinderfotos entstehen.
